Коммерческая тайна. Что в нее входит? Как хранить?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Коммерческая тайна. Что в нее входит? Как хранить?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Нужно ли положение о коммерческой тайне, решает работодатель. Если принято решение о разработке этого локального нормативного акта, отнестись к нему необходимо максимально ответственно, заранее учесть все нюансы, связанные со спецификой работы компании.

Порядок отнесения сведений к коммерческой тайне

Для наделения информации особым статусом необходимо установить в отношении нее определенный режим, который подразумевает принятие следующих мер:

• определение перечня секретных данных;
• ограничение доступа к ним (установление порядка обращения и контроля за его соблюдением);
• определение списка лиц, имеющих доступ к данным;
• включение в трудовые договоры с работниками положений о порядке работы с защищенной информацией, ответственности за их нарушение;
• включение в договоры с контрагентами формулировок, касающихся ее разглашения;
• защита материальных носителей и документов.

Установка режима коммерческой тайны

Инструкция по установлению режима коммерческой тайны

• Коммерческая тайна — режим, позволяющий избежать неоправданных расходов, увеличить доходы, сохранить положение на рынке товаров, услуг или получить иную коммерческую выгоду.
• «Засекретить» можно практически любую коммерчески ценную информацию: сведения о клиентах, партнёрах, продукции и многое другое.
• Защищать коммерчески ценную информацию необходимо в первую очередь от её распространения сотрудниками.

• Создать положение о коммерческой тайне.
• Утвердить положение о коммерческой тайне приказом.
• Ознакомить работников с положением под роспись.

• Организовать подписание всеми работниками, имеющими доступ к коммерческой тайне, обязательства о соблюдении коммерческой тайны.
• Включить в тексты договоров с контрагентами положения о том, что условия настоящего договора являются конфиденциальными и составляют коммерческую тайну организации (ИП).
• Включать в текст заявок, актов, договоров, баз данных клиентов и поставщиков, в иные документы слова «Коммерческая тайна Полное наименование организации / ИП Ф.И.О.; местонахождение».

• Утвердить приказ о доступе к коммерческой тайне в отношении всех работников.
• При увольнении работников утверждать приказы о прекращении доступа к коммерческой тайне.

Заполнять табель учёта лиц, имеющих допуск к коммерческой тайне — вносить информацию по приказам о доступе и приказам о прекращении доступа к коммерческой тайне в случае увольнения либо при переводе на должность, не предполагающую доступ к коммерческой тайне, либо при изменении должностных обязанностей, которое не предполагает доступ к коммерческой тайне; либо в случае допуска сотрудников к информации, составляющей коммерческую тайну.

7.1. Ответственность за разглашение сведений, составляющих КТ, несет персонально каждый сотрудник Предприятия, имеющий доступ к этим сведениям и допустивший их разглашение. Лица, разгласившие указанные сведения, привлекаются к дисциплинарной, административной, гражданско-правовой, уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами, а также трудовым и гражданско-правовым договорами.

7.2. По факту разглашения сведений, составляющих КТ, на Предприятии проводится служебное расследование.

7.3. Служебное расследование проводится в минимально короткий срок, но не более одного месяца со дня обнаружения факта разглашения сведений, составляющих КТ.

7.4. При наличии в действиях лица, допустившего разглашение сведений, составляющих КТ, признаков административного правонарушения или преступления руководство Предприятия имеет право обратиться в правоохранительные органы для привлечения его к ответственности в соответствии с действующим законодательством. В случае если действия лица, разгласившего сведения, составляющие КТ, причинили экономический вред, и при отказе добровольно возместить его руководство Предприятия имеет право обратиться в суд для защиты своих интересов.

Понятие коммерческой тайны

Понятие коммерческой тайны (КТ) регулируется в нашей стране законом «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ. КТ — это особый режим, который сохраняет конфиденциальность информации, обладатель, которой может получить какую-либо коммерческую выгоду, например, получить дополнительные прибыли или сократить расходы, занять долю рынка и т. д. Данные, которые попадают под КТ, могут быть любого вида и должны иметь коммерческую ценность в связи с их засекреченностью от третьих лиц.

Кто же вправе определять, какая информация может попадать под режим КТ, и есть ли ограничения на это? Согласно п. 1 ст. 4 закона № 98-ФЗ обладатель информации имеет право отнести эту информацию к попадающей под режим КТ. Обладателем информации является тот, кто владеет ей на законных основаниях. Обладатель может дать доступ к секретной информации на условиях неразглашения, может передать третьему лицу по договору, может предоставить госорганам. Однако существует установленный законодательно перечень данных, распространение которых не может ограничиваться КТ.

В целом компания имеет довольно широкие полномочия на засекречивание каких-либо данных, касающихся ее деятельности. Однако в том же законе приводится перечень сведений, которые ни при каких условиях не могут быть отнесены к коммерческой тайне – это информация:

1. Из учредительных документов (подобные бумаги всегда находятся в открытом доступе)
2. Из документов, в соответствии с которых ИП получил право на ведение своей деятельности (свидетельство о регистрации, выписка из реестра, лицензия и др.)
3. О составе имущества (только в отношении бюджетных учреждений – государственных или муниципальных)
4. О долгах по зарплате, социальным взносам за работников.
5. О численности сотрудников, их должностях, формах, порядке выплаты зарплаты, условиях их работы, о вакансиях, требованиях к соискателю и т.п.
6. О загрязнении среды, об экологической, санитарной обстановке и т.п.
7. О зафиксированных фактах нарушения федеральных или местных законов, решений должностных лиц, судов о привлечении к ответственности.
8. Об условиях приватизации собственности государства.
9. О доходах, материальной собственности (величина и структура), а также о расходах компании, численности ее сотрудников и размерах их зарплат (относится только к некоммерческим организациям – благотворительным, религиозным обществам и т.п.).
10. О лицах, которые уполномочены действовать от имени компании без специальной доверенности (в первую очередь речь идет о руководителях).

Мероприятия в организации защиты от утечки

Чтобы секретная информация не попала в третьи руки необходимо проводить следующие мероприятия:

• Организовать защиту коммерческой тайны в организации.
• Ограничить доступ к секретной информации сотрудникам, которым её знание не требуется для работы.
• Снижение текучести кадров, участвующих в использовании важной для предприятия информации.
• Установка секретных паролей на электронные носители сведений, которые являются коммерческой тайной.
• Разработка внутреннего регламента документооборота с целью защиты ценной информации от посторонних лиц и работников, не имеющих право доступа к ним.
• Доведение до сведения сотрудников о возможной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений.

Структура положения о коммерческой тайне

Из каких разделов будет состоять положение, решаете вы сами. Это может быть лаконичный текст с:

• переченем сведений, не подлежащих разглашению;
• списком сотрудников, имеющих к ним доступ;
• санкциями к нарушителям правил.

А может быть и детализированный документ, учитывающий все нюансы защиты коммерческой тайны в вашей компании.

Положение о коммерческой тайне может содержать следующие разделы:

• Общие положения и термины.

Укажите цель документа и общие вопросы его применения, а также расшифруйте применяемые сокращения и специфическую терминологию (конфиденциальная информация, коммерческая тайна и т. д.).

• Режим коммерческой тайны компании.

Приведите укрупненный (по группам) или детализированный перечень сведений, относимых компанией к конфиденциальной информации. При необходимости детализированный список можно поместить не в основном тексте положения, а вынести в отдельное приложение.

Как составить этот перечень? Основной критерий отнесения информации к коммерческой тайне — ее коммерческая ценность для компании и неизвестность третьим лицам. Нельзя относить к коммерческой тайне общедоступные данные, которые можно найти в интернете или других открытых источниках.

Опишите способы распознавания конфиденциальной информации (грифы секретности и т. д.), порядок признания информации конфиденциальной и механизм исключения видов сведений из перечня информации, относимой к коммерческой тайне.

• Порядок допуска сотрудников к информации и снятие такого допуска.

В этом разделе пропишите на основании какого документа и в каком порядке происходит доступ к информации, составляющей коммерческую тайну. Оговорите необходимость обязательного оформления с допущенными сотрудниками обязательства о неразглашении, порядок организации доступа сотрудников к информационным ресурсам, основания для прекращения доступа.

• Обязанности работников, допущенных к конфиденциальной информации.

Пропишите детально, что сотрудники обязаны выполнять при работе с конфиденциальной информацией (соблюдать правила разграничения доступа, не разглашать индивидуальные пароли и др.), а что им делать запрещено (копировать конфиденциальные документы, обсуждать вопросы, содержащие коммерческую тайну, в присутствии посторонних лиц и т. д.).

• Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

Опишите технологию хранения, размножения, рассылки и уничтожения документальных материалов, содержащих коммерческую тайну.

• Защита коммерческой тайны при обработке информации.

В этом разделе укажите организационные, технические и программные меры защиты информации (ведение учета всех электронных носителей конфиденциальной информации, создание резервных копий, порядок уничтожения материальных носителей с конфиденциальной информацией и т. д.).

• Требования к оборудованию помещений и рабочих мест.

Распишите требования к помещениям и рабочим местам сотрудников, работающих с конфиденциальной информацией: обязательная защита входных дверей и окон, порядок использования ключей, опечатывание помещений и сейфов.

• Ответственность за разглашение информации.

Вопросы защиты информации регламентируются Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом «О коммерческой тайне», Законом РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», а также Федеральным законом «О персональных данных».

Информацией, составляющей коммерческую тайну, являются сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также данные о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны. Поэтому каждая компания вправе ввести режим коммерческой тайны в отношении своих секретных данных, но не обязана этого делать. А вот обязанность организации по защите персональных данных сотрудников прямо предусмотрена законом, и за разглашение этих данных виновные лица могут быть привлечены к ответственности.

Порядок охранения секретной информации

1. Для того, чтобы тайные сведения не попали в чужие руки, в организации сначала определяется круг людей, которые имеют к ним доступ, а затем разрабатываются мероприятия, призванные охранить эти секреты от посторонних.
2. После этого издается приказ, в котором прописывается требование о сохранении коммерческой тайны и условия, которые в рамках этого требования должны соблюдаться.
3. Далее с каждым сотрудником, который работает с секретными сведениями, заключается соответствующий договор или соглашение о неразглашении. Иногда руководство предприятия устанавливает специальную надбавку за работу с конфиденциальной информацией.

Как сформировать приказ, особенности документа

Если вы читаете этот материал, значит перед вами, скорее всего, встала задача по составлению приказа о неразглашении коммерческой тайны. Прежде чем дать вам детальное представление о документе, предоставим общую информацию, которая имеет отношение ко всем подобного рода распорядительным актам.

Для начала имейте в виду, что сейчас практически любые приказы можно писать в произвольной форме (за исключением тех, которые создаются в государственных структурах – там обычно используются унифицированные формуляры).

Однако, если внутри вашего предприятия есть разработанный и утвержденный в учетной политике шаблон документа – делайте приказ по его типу.

Далее учитывайте, что в большинстве случаев для документа подойдет обыкновенный листок любого удобного вам формата – предпочтительно А4 или А5 или же фирменный бланк – опять же если такое условие установлено в нормативных бумагах компании. Приказ можно писать вручную (разборчиво, без помарок, неточностей, ошибок и правок) или же набирать на компьютере, но если вы создали электронный текст, его нужно распечатать – это необходимо для того, чтобы руководитель и ответственные работники могли поставить под ним свои подписи.

Печать на документе ставьте только тогда, когда требование о применении штампов для визирования внутренней документации прописано в локальных актах фирмы.

Делайте приказ в одном оригинальном экземпляре, но если надо, размножьте документ (например, для передачи его в структурные подразделения компании), заверив надлежащим образом.

Сведения о приказе внесите в журнал учета распорядительной документации. Готовый бланк вложите в папку с прочими подобного рода бумагами и храните период, прописанный в законодательстве или установленный в нормативно-правовых документах вашей организации.

Составление перечня конфиденциальных сведений

Спектр данных, для которых организация планирует установить режим КТ, определяется самой организацией (п. 1 ст. 4 закона «О коммерческой тайне»).

Следует учесть, что законодатель со своей стороны ограничивает круг сведений, которые могут быть отнесены к КТ (см. ст. 5 закона «О коммерческой тайне», Постановление № 35).

Разобраться, какие сведения не могут быть признаны конфиденциальными, поможет система КонсультантПлюс: ищите ответы по ссылке на бесплатный пробный доступ.

Федеральным законодательством может быть предусмотрен запрет на отнесение к информации, составляющей КТ, иных видов данных. Например, п. 11 ст. 13 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ гласит, что к таким сведениям относится бухгалтерская (финансовая) отчетность и т. д.

Список данных, в отношении которых в организации установлен режим КТ, может быть:

• включен непосредственно в текст Положения;
• оформлен в качестве приложения к Положению.

Помимо наименования видов информации, в отношении которой устанавливается режим КТ, может быть указан срок действия названного режима применительно к конкретной группе данных:

• постоянно;
• в течение всего срока применения;
• до окончания реализации планов;
• до окончания срока исковой давности по договору;
• в течение всего срока действия деловых связей и 1 год после их окончания и т. д.

Примеры разглашения коммерческой тайны

Разглашение информации, которая составляет коммерческую тайну, – это действие или бездействие, результатом которого информация, составляющая коммерческую тайну, принимающая любые возможные формы (устная, письменная, иная форма, в том числе с использованием технических средств) будет известна третьим лицам в отсутствие согласия обладателя на такую информацию либо вопреки трудовому или гражданско-правовому договору.

Для того чтобы определить меру наказания для сотрудника компании за допущенное нарушение, следует определить каким образом произошло разглашение (утечка) секретной информации.

Отметим, что нарушитель может допустить разглашение секретной информации умышленно или неумышленно.

Рассмотрим основные виды разглашения засекреченной информации:

• Предоставление свободного доступа к секретной информации.

• Продажа секретных сведений прямым конкурентам компании.

• Хищение секретных сведений для извлечения личной выгоды.

• Взлом компьютерных баз данных.

• Сбор конфиденциальных данных с использованием незаконных методов (например, несанкционированное проникновение в хранилище, где хранится секретная информация).

Положение о коммерческой тайне 2021 года: образец структуры

Законодатель не определяет и даже не рекомендует структуру данного нормативного акта. Исходя из практики менеджмента в российских компаниях, можно допустить наличие в положении о коммерческой тайне, образец 2021 года будет представлен ниже, следующих основных разделов, в которых устанавливаются:

• общие положения;
• сущность понятий, используемых в документе;
• полномочия руководства фирмы в части обеспечения сохранности коммерческой тайны;
• перечень сведений, составляющих коммерческую тайну:
• порядок отнесения той или иной информации к коммерческой тайне;
• перечень обязанностей сотрудников по обеспечению сохранности коммерческой тайны;
• порядок доступа тех или иных лиц к коммерческой тайне;
• механизмы защиты коммерческой тайны, действующие на предприятии;
• механизмы ответственности сотрудников за нарушение обязательств, предусмотренных положением.

Документ может дополняться различными приложениями. В них могут фиксироваться:

• подробные перечни сведений, формирующих коммерческую тайну;
• персонифицированные обязательства сотрудников по обеспечению сохранности коммерческой тайны.

При этом сведения, составляющие коммерческую тайну, могут быть классифицированы по категориям исходя из сложившегося порядка их использования в конкретных структурных подразделениях фирмы. Руководители внутрикорпоративных подразделений должны ознакомиться с данными приложениями под расписку.

Подтвердить подписью факт ознакомления с перечнем личных обязанностей по защите коммерческой тайны, приведенным в приложении к положению, должны также работники фирмы.

Похожие записи:

• Полномочия отдела вневедомственной охраны Росгвардии
• Как зарегистрировать новорожденного по месту жительства
• ТОСЭР в России: перечень территорий, преференции, подводные камни